Definició de la competència

Mantenir, consultar i presentar informació a través de bases de dades.

Realitzacions competencials i indicadors d'assoliment

Les realitzacions competencials es lliguen amb indicadors d'assoliment que faciliten l'elaboració esmicolada dels criteris d'avaluació de cada competència.

Realitzacions competencials	Indicadors
Crear i introduir dades en una base de dades	Crea una base de dades senzilla a partir de l’assistent. Introdueix dades en una base ja existent
Fer consultes en una base de dades	Fa consultes concretes a partir d’una base de dades
Crear formularis en una base de dades	Crea formularis senzills a partir de l’assistent.
Extreure informes de dades a partir d’una base de dades	Genera informes a partir de taules o consultes de la base de dades amb l’ajut de l’assistent.

Font:RESOLUCIÓ de 14 de juny de 2016 de modificació i Resolució de 19 de juny de 2012

Continguts

Coneixements	- La funcionalitat de les bases de dades. - Significat dels termes bàsics d’una base de dades. - Els diferents objectes presents en una base de dades. - L’assistent per a la creació de bases de dades. - La privadesa de dades.
Procediments	- Crear una base de dades senzilla a partir de l’assistent. - Introduir dades en una base de dades. - Obrir i tancar una base de dades, i consultar dades d’una base de dades a partir de diferents camps. - Crear formularis amb l’assistent. - Generar informes.
Actituds	- Entendre els avantatges que representa l’ús d’una base de dades. - Tenir interès per usar i explotar els principals recursos que ens proporciona una base de dades. - Ser conscient de què significa el concepte de privadesa de dades . - Entendre la importància de preservar les dades. (NOU!)

Font: RESOLUCIÓ de 14 de juny de 2016 de modificació i Resolució de 19 de juny de 2012

Una base de dades és un conjunt estructurat de dades (taules). L’access és un dels programaris encarregat de gestionar i mantenir les dades i s'anomena
“Gestor de base de dades”.

Un cop seleccionada la icona del programa Microsoft Access 2010, les accions més comunes que es poden portar a terme són :

Crear una base de dades nova i en blanc.
Crear una base de dades nova utilitzant l'assistent.
Obrir una base de dades existent prèviament creada.

Per tant, segons la intenció que tinguem, haurem d’activar una o altra opció. Ara es tracta de crear una base de dades nova, i aquesta acció ens permet
fer-ho o bé partint de zero o bé utilitzant alguna de les múltiples plantilles que el programa ens permet utilitzar

En aquest cas, triarem la primera opció, base de dades en blanc, que és que apareix ressaltada en la següent imatge:

Un cop activada aquesta opció, el programa ens mostrarà aquesta opció ubicada en la part inferior dreta de la mateixa pantalla on estem ubicats:

Es tracta que accionem el botó de la carpeta ubicat a la dreta això ens obrirà l’opció que ens permet tant posar-li en nom al nou fitxer a crear com triar la
ubicació del mateix dins del nostre disc dur on la volem desar.

Un cop completat el procés, mitjançant el botó Crear, ubicat a la part inferior de la pantalla, podem veure que s’ha creat un fitxer nou en l’esmentada
carpeta que té per nom complet: Proves.accdb

Si observem, la nova extensió que ens crea aquesta versió del programa és accbd.

El nou fitxer acabat de crear, quan l’obrim des de l’Access 2010 té aquest aspecte:

Quant a la creació d’una base de dades nova a partir de la utilització de les plantilles, cal esmenar que el programa té molts models diferents d’aquestes,
fins i tot el programa permet accedir a internet on des de la web de Microsoft podrem triar tot un ampli ventall de possibilitats per utilitzar-les en el nostre
benefici.

De fet, en el moment que triem una de les plantilles, en aquest exemple, la que té per nom “Contactes”, el programa connecta automàticament a internet
i inicia el procés de descàrrega de la nova plantilla:

Un altre aspecte a destacar és que la mateixa plantilla inclou tutorials en forma de vídeo que ens guien en el procés de creació del nou document a partir
d’ella.

Obrir una base de dades existent

Un primer mètode és cercar la carpeta on aquesta estigui ubicada i fent doble clic sobre el fitxer, aquest s’obrirà amb el programa Access 2010.

Una altra forma d’accedir a un fitxer del nostre disc és obrir en primer lloc el programa Access 2010.

Un cop que hem obert el programa, se’ns mostrarà aquesta pantalla:

En aquesta podrem cercar i obrir una base de dades existent mitjançant el botó “Obrir”, el qual ens mostrarà aquesta pantalla que permet fer la cerca en
el disc del nostre ordinador i un cop trobat el fitxer, seleccionar-lo i obrir-lo mitjançant el botó “Obrir” corresponent:

Un cop obert el programa, ens mostrarà aquesta pantalla, en la qual hem d’activar l’opció d’habilitar el contingut per poder començar a treballar amb
normalitat en el mateix:

Tancar una base de dades

Per tancar la base de dades activa es pot fer tot de cop o en dos passos. Si el que volem fer és tancar tot, tant l’aplicació Access com el fitxer de base
de dades que tinguem actiu en aquest moment, el que haurem de fer és accionar el botó de sota, el que diu “Sortir”. Si pel contrari, el que volem és
únicament tancar el fitxer que en aquest moment tenim obert (Proves, en aquest cas concret) però volem continuar amb el programa Access obert,
hauríem d’activar el botó de la part superior esquerra que té per nom “Tancar base de dades”, tal com es pot veure en la següent captura de pantalla:

Una altra possibilitat que tenim per tancar l’aplicació és utilitzant els botons propis del sistema operatiu:

Tenim el botó de la part superior esquerra amb la icona de la “A” propi de l’aplicació que si l’activem, ens portarà les opcions de tancar i la drecera
Alt+F4. També, podem tancar amb el botó de la "X" situat a la part superior dreta de la pantalla, com a totes les aplicacions que funcionen sota el
sistema operatiu Windows.

Emprar i identificar la finestra de control de la base de dades

A la part superior ens trobem la barra de l’aplicació, la qual, començant per l’esquerra, conté els anomenats botons d’aplicació. A partir de clicar
sobre la “A” de Access que hi ha, podrem observar les funcions següents que ens permeten redimensionar la mida de la finestra de l’aplicació,
tancar-la, etc.

El botó anomenat d’Inici ràpid que trobem a la part superior esquerra i que ens mostra aquestes opcions configurables, que permet afegir i/o
treure’n:

Al centre de l’esmentada barra hi podem trobar el nom de la base de dades oberta, de l’aplicació i de la versió de la mateixa. En aquest exemple,
seria:

I per últim, a la part dreta, ens trobem les tres icones típiques de totes les aplicacions Windows:

Les quals permeten minimitzar, restaurar o tancar la finestra del programa. Si anem observant en sentit descendent la finestra del programa, ens
trobem amb les opcions de la barra de menús i les barres d’eines que es troben integrades en una sola cosa:

Com podem observar, les opcions del menú van canviant en funció de les opcions que anem triant. Es troben agrupades per tipologies i a més a
més, algunes d’elles tenen un botó a la part inferior que ens permet mostrar noves opcions secundàries:

Si centrem la mirada a la part esquerra, ens trobem amb tots els objectes de la base de dades, que són: taules, consultes, formularis i informes:

Amb el seu petit botó de la part superior dreta

podrem mostrar-ho o ocultar-ho, de tal forma que queda amagat a la part esquerra de la
pantalla i ens permet treballar de forma més còmoda a la part central del programa, on hi ha la Zona de l’aplicació que ens mostrarà tots els
objectes que anem obrint, taules, consultes, etc. I que es troba situada a la dreta de l’element anterior.

Barres d’eines

Les barres d’eines i les opcions del menú es troben integrades en un mateix espai, de tal forma que les opcions del menú superior, en el
moment que s’activen, ens mostren les barres d’eines amb les seves icones corresponents.

També cal esmentar que, com que les icones són molt grosses i ocupen molt espai en pantalla, les podem ocultar mitjançant el botó que
s’assenyala en la següent imatge, de tal forma que si s’activa, l’aspecte de la pantalla del programa serà el que mostra la segona imatge.
Activant de nou aquest botó es torna a la visió de la primera imatge:

S'alterna amb aquesta altra situació de la pantalla:

Seleccionar la clau primària de la taula

El camp clau, per definició, és un camp irrepetible i que no admet duplicats.

D'igual forma, tampoc admet valors nuls (aquest camp no pot estar buit). Així en una taula d'alumnes, el seu NIF o el codi_alumne són els

més apropiats per a tal finalitat.

Els camps claus del Microsoft Access poden ser de tres tipus:

Camp autonumèric: és automàtic, té un indexat que no admet duplicats. Cas d'haver-hi algun camp d'aquest tipus a la taula, serà
ell el camp clau.

Camp simple: és més manual, pot ser un camp numèric o de text i haurem de controlar que no el dupliquem, si ho fem el programa
ens avisarà.
Camp múltiple: afecta a més d'un camp de forma simultània, permetrà duplicar cada camp de forma individual, però en cap cas
permetrà la combinació dels dos camps que es repeteixi mai.

Per crear el camp clau es fa des de la finestra de disseny de la taula, fent un clic a la part esquerra del nom del camp (selector del nom

del camp) i fent clic a la icona de la clau:

D'aquesta forma convertim el camp codi_alumne en el camp clau de la seva taula.

De vegades ens pot resultat interessant crear un camp clau que afecti a més d'un camp simultàniament, és a dir, un camp clau doble.

Aquest és el cas de taules que tenen una relació entre elles de modalitat n a n i que cal trencar aquesta relació.

Per exemple, si consideréssim que un llibre pot tenir diferents autors i que un autor pot tenir diferents llibres en la nostra base de dades,

això ens donaria una relació n a n, per tant, caldria crear una taula intermèdia amb dos camps clau simultanis que el que hauria d'impedir

el programa seria repetir la combinació de tots dos alhora. En aquest cas, crearíem un camp clau doble.

Emprar l’assistent

Microsoft Access 2010 incorpora diferents assistents que guiaran a l'usuari en la creació de la majoria dels elements que es poden
incorporar a la base de dades.

El programa inclou una sèrie d’assistents per a la creació de diferents elements:

Per crear ràpidament una taula en Access, es poden utilitzar les plantilles de taula i les plantilles de camp. Una plantilla de taula és una
taula buida que pot començar a utilitzar tal qual és o pot modificar d'acord amb les seves necessitats.

Crear una nova taula, és mitjançant el botó de nova taula que és el que apareix en aquesta imatge:

Un cop activitat, amb el desplegable assenyalat, ens apareixeran les principals possibilitats de modalitats de camps que podem crear dins
de la taula de referència:

Anem triant les opcions que ens interessin i al final, la taula ja tindrà tots els camps necessaris creats per poder treballar, com en l’exemple
que es veu a continuació:

I si continuem així el procés, acabarem de construir la taula.

CREAR UNA TAULA

Els elements (objectes) principals que pot contenir una base de dades són:

Taules, Consultes, Formularis i Informes. A part d’aquests elements bàsics, podem trobar macros i mòduls de programació com a
elements avançats.

Tot gira entorn de la/les taula/taules de dades, ja que podem dir que es tracta de l'objecte bàsic i principal d'una base de dades perquè
és el que conté la informació.

A la figura s'observa la taula Llibres que distribueix la informació en files i columnes:

Les files corresponen a registres, cada registre dóna informació sobre un llibre.
Les columnes corresponen als Camps, cadascun dels quals dóna informació sobre un atribut dels diferents registres.

A la taula “Llibres” tenim els camps “Id_Llibre”, “Titol”, “Autor”, etc…

En el disseny d'una base de dades és important, abans de la creació, tenir clar quina és la informació que ha de contenir així com els
camps que definiran la informació.

En la nostra base de dades d’exemple, podem veure la distribució de la taula Llibres en columnes i files:

Les columnes són els camps, i en l’exemple de la següent captura de pantalla, hi ha el camp Titol com a destacat. El contingut
del qual és el nom de les diferents títols dels llibres de la nostra biblioteca

Per una altra banda, tenim els registres, que en el mateix exemple correspon a les dades d’un llibre concret, que és Rimas y
leyendas de Bécquer, on es recullen totes les dades d'aquest llibre.

A partir d’aquesta estructura tenim totes taules amb la seva informació corresponent ordenada seguint aquest criteris estructurals.

Crear una taula de dades inserint dades

Partim d'una base de dades amb una Taula anomenada categories, la qual conté informació sobre les tipologies dels llibres d'una
biblioteca. Volem ampliar el nombre de registres introduint-hi una nova dada. Per afegir elements a la taula, categories l'obrirem i
començarem a escriure les dades. Una vegada introduïdes les dades queden enregistrades quan la tanquem.

En aquesta primera imatge es pot veure la taula amb un primer registre incorporat ja:

De fet en el moment que estem escrivint en una fila, aquesta es troba en mode edició i això gràficament es veu perquè a l'inici de
la mateixa hi ha un llapis que ho indica:

Un cop que el cursor canvia de línia, sigui perquè hem arribat al final o simplement per fer clic en una altra línia diferent, el llapis
esmentat desapareix i la informació queda automàticament desada:

Per tant, un cop feta aquesta acció esmentada de canviar el cursor de línia, ja no caldrà desar en el moment de tancar la taula,
doncs la informació ja queda incorporada a la mateixa.

Només ens demanarà de desar la taula en cas de que hi haguèssin canviat part de la seva estructura, mai per canvis en el seu
contingut. Hem de pensar que Access està contínuament desant la informació que anem introduint per la qual cosa, és molt
difícil que es produeixin pèrdues de la mateixa.

Definir una taula de dades amb la vista de disseny

Obrir el programa Microsoft Access 2010 amb la icona del programa.

Document nou.

Creació en vista disseny.

Per crear una taula nova, potser aquest és el mètode millor: fer-ho des del mode disseny de taula:

Un cop activat aquest botó accedirem a la següent finestra que ens mostra la imatge:

Ara es tractarà d'anar creant els noms i les tipologies dels camps:

Per tant, posem els noms dels camps i triem la tipologia, en l'exemple, tipus TEXT.

Ara només ens faltarà tancar la taula i posar-li el nom quan es demana si la volem desar: li posem Temes i l'aspecte que té dins
de la base de dades és aquest:

Inserir dades.

Per introduir les dades cal obrir la taula amb doble clic o bé amb el botó secundari del ratolí:

Fent qualsevol d'aquestes dues accions obrirem la taula i aquesta ja es troba en disposició d'incorporar-hi nova informació. Cal
recordar que un cop que acabem d'introduir un registre i passem al següent, aquest ja queda desat en la taula.

Finalment, completem la feina, tal com mostra aquesta imatge:

Definir els tipus de dades. Propietats i valors

Per poder canviar les propietats dels camps, juntament amb la definició de la tipologia de les dades, cal accedir al disseny de la taula.

Per això obrim la taula "Categories" i fem clic a sobre de l'opció

. O bé una altra forma és mitjançant el botó dret del ratolí tal
com es mostra a la següent imatge:

La finestra del disseny de la taula és la que permet fer canvis en la seva estructura, bàsicament dos conceptes:

Modificar els tipus de camp, des del desplegable a la vora del nom del camp.
Modificar les propietats dels camps, des de la part inferior de la pantalla a l'espai de les "propietats":

Dintre de la finestra del disseny de la taula identifiquem tres columnes a la part superior. La primera columna indica el Nom del
camp, la segona, el Tipus de dada la qual fa referència al tipus de dada que emmagatzemarà, i la tercera, serveix per fer una
petita Descripció del camp.

Es pot observar que en funció del tipus de dada, que emmagatzemarà el registre, les propietats del camp varien (part inferior).
A la dreta de les propietats tenim un quadre que ens dóna informació sobre la propietat seleccionada.

Propietats dels camps

En les següents captures de pantalla es pot veure la localització de les propietats i la seva variació en funció del tipus de camp
que seleccionem, numèric, text, o lògic (Sí/No).

Per poder-ho apreciar, si afegim uns quants camps més, com es pot veure en l'exemple, dels tipus lògic, Memo o data, quan
després fem clic a sobre un a un, les propietats que es mostren a la part inferior de la pantalla van adaptant-se a cada tipologia:

Camp Numèric

Per fer números

A formato pots escollir el tipo de número(núm. general, moneda,...), a mida del camp si és sencer llarg, decimal, sencer…

Camp Text

Permet escriure números i lletres

Requerido: indica que serà un camp obligatori que s’ha d’omplir.

Camp Lògic

Camp Data

A formato pots escollir el tipo de data: llarga, curta...

Camp Memo o Comentari

A la part inferior de la finestra del disseny, Propietats del camp, i a mesura que canvieu de camp, s'observa com canvien els
valors que es mostren.

Tipus de dades

Fent un clic a sobre de la concreció del tipus triat (Tipus de camp) o en qualsevol dels camps, es desplegarà una llista
d'opcions amb tots els tipus contemplats.

El tipus de camp assigna el valor que pot emmagatzemar un camp i a més indica l’espai de memòria que ocuparà el valor.

En el disseny d'una base de dades és molt important definir prèviament les dades que emmagatzemaran els registres així
com els camps.

A continuació es pot veure una descripció d'alguns dels tipus de dada que pot albergar un camp :

"Entero", número enter amb valors que van del número negatiu -2147483648 al positiu 2147483647.

Text, aquest tipus de camp permet dades del tipus caràcter que sigui alfabètic (lletres) o numèric.

Si/No, emmagatzema només 2 valors: Si o No, 0 o 1, "true" o "false".

Data, emmagatzema una data en format dd/mm/aa.

Hora, per a dades horàries en format hh:mm:ss.

Imatges amb objectes OLE. Afegir una imatge. En el primer cas, anem al disseny de la taula Alumnes, per afegir-hi un
camp nou que denominem, foto_alumne, la modalitat del qual sigui Objecte OLE (que és el que admet una imatge de
contingut):

Emprar la utilitat de validació automàtica de les dades.

Aquesta base de dades compta amb 13 taules que contenen totes elles informació relativa als llibres.

Un cop presentada l'eina a utilitzar, passem a tractar el primer dels conceptes del tema: la validació automàtica de

les dades.

Dins d'una taula, concretament en el seu disseny , podem realitzar una modificació de les propietats dels camps

que inclou la taula.

La imatge següent mostra les propietats de la taula Llibres:

Com podem comprovar fent clic en els diferents camps, cada tipus de camp té unes propietats diferents.

Per al cas que ens ocupa ara, tractarem dues propietats concretes:

Regla de validació.
Text de validació.

En el cas de regla de validació i en relació a la taula Préstecs, volem posar una validació que no deixi donar d'alta

registres de dates futures respecte al dia d'avui.

En "Access" el dia en curs està representat per aquesta funció: =Fecha().

Per tant, a la propietat Regla de validació hi posem: <"Fecha"() i a la propietat Text de validació hi posarem:

No es poden posar dates futures.

El resultat que obtenim en el cas de posar una data futura respecte al dia actual que tingui configurat

l'ordinador on s'estigui treballant en el mateix moment, serà aquest:

Per tant, aquestes propietats permeten fer una validació automàtica de les dades.

Altres exemples sobre el tema poden ser:

Validació de l'any d'edició del llibre posant-li <2015, la qual cosa vol dir que no es podrà posar
un any superior a 2015.
Les pàgines d'un llibre: <2000 donaria per resultat que no es podrien posar llibres amb més de
1999 pàgines, etc.

Modificar les propietats d’una taula

Les taules tenen unes propietats que convé conèixer.

Si fem clic amb el botó secundari del ratolí sobre el nom d'una taula, podem arribar a les seves propietats mitjançant el botó

Propietats:

Tot seguit obtindrem aquesta finestra, amb la qual podrem convertir una taula en oculta:

D'aquesta forma la taula queda oculta a la vista de la finestra general de la base de dades.

Si la volem tornar a veure, cal anar al menú: Fitxer| Opcions i a la fitxa Base de dades actual, Opciones de navegació marcar la casella dels elements

ocults, tal com mostra en la següent seqüència d'imatges:

Quan tornem a la finestra general de taules de la base de dades, podrem veure la taula oculta, amb la icona de taula una mica difuminada que ens indica

la seva condició diferenciada de la resta:

Definir valors predefinits per als tipus de dades

Per definir valors predeterminats en els camps, es pot fer mitjançant l'ús de les propietats dels camps.

En l'exemple de la imatge següent és pot apreciar que de la taula Alumnes, del camp Nivell, el valor predefinit és "Primer ESO"

Així quan estem a la taula entrant noves dades, a la darrera fila que representa el registre nou, es pot apreciar que el contingut d'aquest camp ja està introduït:

Tot i que el predeterminat és aquest, sempre podem, per teclat, canviar-ne el contingut manualment.

Introduir dades a les taules.

Una metodologia, consisteix simplement en escriure de forma manual tots i cadascun dels registres. Hem de tenir en compte que la informació introduïda
es desa constantment només amb l'acció de canviar de línia.

Els altres mètodes que es poden utilitzar són més complexes i se'n podria citar dos:

Ús del portapapers de Windows, mitjançant copiar i enganxar les dades d'una altra taula. Simplement seleccionem les dades d'una altra taula,
les copiem i després, seleccionant la darrera filera o registre de la taula de destinació,, fem enganxar i ens portarà les dades. Això sí, les dues
taules han de tenir la mateixa estructura per evitar errades.

Accions d'importació de dades.Aquí podem veure la ubicació de les opcions d'importació esmentades que permeten copiar i enganxar taules
senceres d'una base de dades a una altra, com es veurà en el seu moment:

Tal com es pot observar en aquesta imatge, la importació permet treballar amb diferents formats de dades, tipus Full de càlcul, bases de dades, etc.

Desplaçar el cursor per la taula de dades.

El desplaçament del cursor per l'interior de la taula es pot fer de diverses maneres :

Fent clic, amb el ratolí, a sobre d'un registre.
Amb la tecla <Tabulador> ens desplaçarem entre diversos registres.
Amb les tecles de desplaçament, del teclat, ens mourem verticalment i horitzontalment.
Amb la barra de registres.

Barra de registres.

A mesura que introduïm dades la barra de registres de la part inferior de la finestra ens va mostrant el registre en el qual ens trobem i el nombre de
registres que hi ha en total a la taula.

Ubicada a la part inferior de la pantalla,trobem la barra de registres ens mostra el nombre total de registres i la posició actual del cursor, 1 sobre 11
totals en aquest exemple. També permet saltar un a un el focus del cursor, anar al darrer o al primer i fins i tot anar a un registre nou en blanc.

Aplicar formats avançats

Els formats afecten els camps de les taules.

Per modificar-los, cal fer-ho des del disseny de la taula i anar a les propietats de cada camp per poder efectuar canvis en els seus formats.
Aquests formats seran diferents segons el tipus de camp de què es tracti, així un camp numèric té uns formats diferents d'un camp de tipus
text o data.

A continuació veurem uns exemples de modificació de les propietats dels camps principals, que són: numèrics, text i data.

NUMÈRICS: Aquests tipus de camp podem veure que tenen les següents propietats:

Posem l’exemple d’algunes modificacions segons aquest model. El primer a tractar és la propietat Mida del camp, que té aquestes
possibilitats en el cas dels camps numèrics:

Aquests tipus permeten escriure quantitats més grans, essent en ordre creixent, el Byte el més petit i el Doble el més gran de tots.

Byte: Pot contenir números entre 0 y 255 (no admet fraccions).
Entero: Pot contenir números entre -32.768 i 32.767 (no admet fraccions).
Entero largo: (Predeterminat) Pot contenir números entre –2.147.483.648 i 2.147.483.647 (no admet fraccions).
Simple: Pot contenir números entre –3,402823E38 i –1,401298E–45 per a valors negatius, i entre 1,401298E–45 y
3,402823E38 per a valors positius.
Doble: Pot contenir números entre –1,79769313486231E308 i –4,94065645841247E–324 per a valors negatius, i entre
1,79769313486231E308 i 4,94065645841247E–324 per a valors positius.

Per tant caldrà valorar segons el contingut que hagi de tenir quin és el format de camp més adequat per a cada cas concret. El format
numèric que podem triar per a un camp ve representat per aquesta imatge:

Es poden crear altres formats personalitzats, com l’exemple següent:

#.##0,00 → Aquest donaria un format amb punt de milers i dos decimals. És el format estàndard. Si volem personalitzar el format, es
pot fer seguint aquestes premisses:

El format té quatre parts:

El format per als números positius.
El format per als números negatius.
El format per als valors zero.
El format per als valors Null.

Per exemple, es pot utilitzar el següent format moneda personalitzat:

$#.##0,00[Verde];($#.##0,00)[Rojo];”Cero”;”Null”

Això faria que els números positius sortissin de color verd amb punt de milers i dos decimals, els negatius anirien entre parèntesi i de
color vermell, els que tinguessin el valor zero, sortiria un textual que diria "Cero" i els que no hi hagués res un textual que digués Null.

El quadre següent mostra el resultat d'aplicar aquest format personalitzat:

TEXT I DATA:

Els camps de tipus text, tenen una mida que la podem detallar per caràcters. No té una propietat mida tan complexa com els de tipus
numèrics. Així una mida d'un camp text per defecte és de 255 caràcters, i interessa que la fem d'una mida més adequada, doncs per
a un nom de persona 255 caràcters em sembla una barbaritat. El format dels camps tipus text és poc variat: per exemple:

el signe < converteix tots els valors a minúscules

i el signe > els converteix a majúscules

En el camps de tipus data, el format és interessant, doncs permet diferenciar entre data i hora, i permet posar varis formats diferents,
tal com mostra la següent imatge:

Si provem els diferents formats aplicats en podem veure els seus efectes. L'aspecte més interessant de les propietats dels camps de
tipus text i data són les anomenades màscares d'entrada.

Es tracta d'un ajut per a facilitar la introducció de les dades, així per exemple, en una data, ens estalviarà feina en introduir els
separadors / o - entre el dia, mes i any, o en un número de telèfon dóna el format que volem que tingui.

Microsoft Access 2010 disposa d’un assistent per a màscares d’entrada que facilita l’establiment d’aquestes propietats com podem
veure en la imatge següent en la qual s’ha introduït una màscara per al número de telèfon de la taula Alumnes:

En aquest cas els caràcters 000\000\000 són dígits d’entrada obligatòria, sense signes, amb visualització literal (donada pel 0 després
del punt i coma).

Ordenar dades d’una taula segons un criteri.

Quan obrim la taula, podem veure les opcions que apareixen en pantalla i que ens permetran realitzar les ordenacions de dades :

Si volem ordenar les dades en ordre alfabètic ascendent A-Z,cal donar-li al botó de dalt i en ordre descendent, al botó de sota
el que és Z-A.
El criteri d'ordenació actuarà a partir del camp on he fet clic prèviament.

Com podem veure a la part del nom del camp ens apareix una fletxa molt petita que indica que s'ha fet una ordenació per aquest
camp concret.

No cal dir que les dades en sentit horitzontal no varien, poden trobar-se a dalt del tot, pel mig, més avall o al final del tot, però
en sentit horitzontal, les dades mai es barregen.

Si volem ordenar les dades d'una taula seguint un determinat criteri, tenim una altra opció més completa que és l'anomenada
del Filtre avançat/Ordenació, la qual es troba activa al següent lloc:

Si accedim a aquesta opció ens apareixerà una finestra nova que permet fer dues accions en una: fer un filtrat de la informació
i ordenar els resultats d'aquesta acció per un criteri determinat:

En aquest exemple fem dues accions en una:

Un filtre de la informació: només volem veure els llibres amb un any d'edició inferior a 2000, amb l'expressió <2000 en la
filera dels criteris (tots els que són majors de 2000 no apareixeran a la resposta).
Una ordenació de les dades ascendent a partir del Editorial

Per activar el filtre, hem de cercar aquesta opció: Aplicar Filtre O Ordenar tal com es mostra a la captura de pantalla:

El resultat final del filtre i l'ordenació serà aquest:

Ordenar dades d’una taula segons diferents criteris.

A través del filtre avançat farem una ordenació per un camp i filtrarem per dos criteris.

La ordenació serà ascendent pel camp Editorial

Un criteri serà que volem mostrar només les dades del tema novel·la.
Un segon criteri serà que el camp Població només mostri les dades que continguin la paraula "Barcelona", per
aconseguir-ho, en la línia de criteris introduïm la paraula *Barcelona*.

Si tornem al filtre Avançat podrem accedir a l'opció del Filtre avançat:

I introduïm les dades

Per activar el filtre recent creat, haurem d'anar a:

I els resultats que es mostraran en el moment d'executar l'acció del filtrat/ordenació, serà aquest:

Emprar l’eina de recerca.

Microsoft Access disposa d'una eina de cerca, molt semblant a la dels altres programes d'aquest mateix paquet
ofimàtic, situat a la barra d'eines, que ens permet cercar registres dins de les taules d'una base de dades.

Fent clic en una de les columnes, per exemple, la que correspon al camp Any edició, la fem activa i si escrivim la
dada a buscar en el quadre de text de la finestra: 1985, per exemple, perquè la pugui trobar hem de controlar unes
opcions configurables que conté aquesta finestra:

Cercar a…: Ens permet triar si ho volem cercar només en el camp on es troba el cursor o bé en tot el document.
Coincidir: El grau de coincidència entre la dada a buscar i la realitat, donant-nos tres opcions: 1. Qualsevol
part del camp 2.Coincidència exacta amb el contingut sencer del camp, 3. Si coincideix el començant del camp
únicament
Cercar: El sentit de la cerca en relació a la posició del cursor en iniciar el procés.
Per últim ens deixa controlar si les majúscules han de coincidir o no s'han de tenir en compte.

Quan activem el botó de cerca, si troba el registre que compleix la condició, el selecciona tot ell i el cursos es situa al
lloc coincident:

Ara el botó d'acció canvia amb el textual "Cercar Següent". Cas de que hi hagi algun altre registre que compleixi la
condició, ens el mostrarà i si no n'hi ha cap, ens apareixerà aquesta finestra d'avís:

Emprar opcions de recerca específica.

Si observem les opcions que hi ha entorn del botó inicial de cerca, podem destacar-ne unes altres d'extres:

Situats a la part dreta del botó de cerca tenim les següents opcions complementàries:

1.- Cercar i substituir:

A diferència de l'anterior opció, permet, a més de localitzar una dada, substituir-la per una altra com es pot apreciar
a la pantalla anterior.

2.- L'opció d'Anar a… també és força interessant doncs ens permet desplaçar-nos d'una forma ràpida a un registre
determinat:

3.- Per últim tenim una eina de selecció: Seleccionar que pot ser útil sobretot si es volen seleccionar tots els registres
de la taula d'una forma ràpida:

Filtrar registres segons un criteri.

Filtres.

Sobre les dades d’una taula, ens pot interessar, en un moment donat, trobar un registre concret o bé un conjunt

d'informació. Un filtre ens ajudarà a fer una cerca que se’ns mostrarà en pantalla ocultant la resta.

Tipus de Filtres

Les diferents modalitats de filtres que podem crear amb el programa Access són els que s’anomenen automàtic

i estàndard, els quals venen representats pels botons de la barra representada en la imatge.

El filtre per selecció :Fem clic en la paraula a partir de la qual volem fer el filtrat d'informació i l'aplicació amagarà

tots els registres que no segueixen el criteri aplicat.

Com podem apreciar, ens permet triar entre varies opcions, que sigui igual a la paraula, que la contingui o que no
la contingui.

El resultat serà:

Un altra forma de fer el mateix és prèviament seleccionem la columna que contingui el camp Editorial i fem clic
a la icona del filtre, ens mostrarà les opcions:

Un cop executem, el resultat serà aquest:

Aquest filtre executat és pot ocultar i mostrar amb l'ús del botó d'Alternar filtre:

El filtre per formulari :A través d'unes llistes desplegables a cada camp podem seleccionar la informació a cercar.

Una vegada definit el filtre s'aplica i el programa Access visualitzarà la informació que coincideixi amb els criteris i

n'amagarà la resta.

Cada camp mostra un desplegable el qual ens permetrà triar una opció de contingut, en el nostre exemple, 62:

Ara només ens quedaria que executar el filtre:

I els resultats d'aquest serien els mateixos que ja hem vist abans amb l'altre sistema.

El filtre avançat :Ens permetrà triar unes condicions per tal d'extreure aquesta informació desitjada.

Mitjançant aquest filtre podem concretar amb més detall la cerca. A través de les figures següents es presenta
la cerca dels llibres d'edicions 62 editats abans de l'any 2000.

Una vegada seleccionat ens apareix la següent finestra.

A la part inferior hem d'afegir els camps Editorial i Any Edició i les dades que fixaran la cerca, 62 i <2000
(menys de..).

Per aplicar el filtre creat ho hem de fer així:

Una vegada definit aplicat aquest, se'ns visualitzarà els registres que compleixen amb els criteris:

Amagar columnes de dades.

Microsoft Access disposa d'una opció que ens permet amagar/visualitzar columnes d'una taula de dades.
Pot ser interessant quan no és necessari que es mostri tota la informació i la visió de part d'aquesta destorba.

Si seleccionem un o més camps, activant el menú contextual, tenim l'opció d'Amagar a la vista:

A partir d'aquest moment, els camps Data Entrada i Comentaris deixen de visualitzar-se:

Si volem tornar a mostrar de nou tots els camps prèviament ocultats, repetirem el procés, amb el menú
secundari del ratolí, Mostrar camps:

Com podem comprovar, aquesta opció ens mostra el llistat de tots els camps i els que es troben ocults
apareixen sense seleccionar. Si volem que es tornin visibles només haurem de tornar-los a seleccionar de nou.

Fixar columnes de dades.

Es poden immobilitzar una o més columnes d'un full de dades de tal manera que sempre es trobin més a
l'esquerra i siguin visibles en tot moment amb total independència del lloc de desplaçament.

A la figura s'han fixat les tres primeres columnes “Títol”, “Autor” i “Editorial”.

El procediment és el següent :

Obrim la taula Llibres.

Seleccionem les columnes desitjades que volem immobilitzar.

Apliquem l'opció des del menú contextual del ratolí com veiem a la imatge superior: "Immobilitzar
camps".

Per alliberar les columnes, fem el mateix triant l'opció complementària de Alliberar totes les
columnes.

CONCULTES

El fet de crear diferents taules amb informació, en lloc d’una sola taula amb tota la informació.

El motiu és el d'aconseguir una major agilitat, més versatilitat i dinamisme a l´hora de cercar informació ja
que no sempre és necessari tenir-la tota carregada en memòria.

D'altra banda, relacionant les taules entre elles podrem extreure de forma ràpida i àgil la informació creuada
entre elles que desitgem.

La condició per establir una relació és la de tenir un mateix camp i amb les mateixes dades a les taules a
relacionar.

Per tenir una idea completa de la base de dades, anant a l'opció del menú "Eines de la base de dades
| Relacions":

Podrem veure que les taules tenen entre sí algun camp compartit entre elles, així, a la següent imatge, s'hi
han establert les relacions entre les taules.

Si analitzem aquesta base de dades, podem observar que les taules Editor i Llibres tenen en comú un
camp que és codi_editor i en el cas de les taules Llibres i Lloc edició comparteixen el camp "codi_edicio".
Així és que si en algun moment volem treure dades corresponent a les taules, gràcies a aquestes
relacions ho podrem fer.

D'això es dedueix que cada cop que introduïm una dada nova a la base de dades només caldrà introduir
la informació de les pàgines, detalls, procedència, etc… ja que les altres dades addicionals de l'editor i
lloc d'edició ja es troben incorporades a les altres taules.

Diferenciar entre consulta, recerca i filtre.

Cerques :

Podem aplicar una cerca a una Taula o bé al resultat d'una consulta o filtre. Com es pot deduir no és possible
una cerca a més d'una Taula, tot i que estiguin relacionades.

Filtres : tot i que tenim un grau més alt de flexibilitat per fer cerques, tampoc podem aplicar un filtre a més
d'una Taula, tot i que estiguin relacionades. Ara bé, a la Taula obtinguda d'una consulta sí que és pot aplicar un filtre.

Consultes : s'utilitzen per visualitzar, canviar, analitzar i gestionar dades. Ens permeten un alt grau de flexibilitat i
configuració de criteris per fer cerques d'informació. Cal relacionar les taules per tal que una consulta tingui sentit.

Aquestes opcions estan aquí ordenades en funció del seu grau de complexitat i de potencialitat, essent les
consultes les més potents de totes.

Relacions.

En el procés de creació d'una base de dades, una vegada hem dissenyat i creat les diferents Taules, cadascuna
d'elles conté un àmbit d'informació diferenciat, per tant, es fa necessari un procés per indicar a l'Access com
ha de combinar aquesta informació per tal de poder-la visualitzar.

El primer pas a realitzar és el d'establir relacions entre les diferents taules de la base de dades. No hem d'oblidar
que el programa Microsoft Access és del tipus de les anomenades bases de dades relacionals i per això, les
taules permeten establir relacions entre ells a partir de camps comuns compartits entre les seves taules.

Poden veure les relacions entre taules i els camps relacionats.

Una relació vincula les dades dels camps clau de cada taula. El camp clau pot ser un de sol o varis a l'hora, i
es corresponen al valor o valors que identifiquen de manera única als registres de cada Taula.

Perquè s'entengui ràpid, un camp clau en un llistat de persones, podria ser el NIF; en un llistat de productes
d'una botiga, el codi de producte, etc, cada registre tindria un valor diferenciat de la resta en la taula corresponent.

Per definir un camp clau, visualitzarem la Taula en mode disseny, a continuació seleccionem el camp i amb el
botó dret del ratolí apliquem l'opció camp clau, que està representat per la icona següent:

Aplicar una relació

Per crear les relacions entre les taules, es pot fer des de dos llocs:

Des de la mateixa finestra del disseny de la consulta (normalment són relacions 1 a 1 fetes en el darrer moment).

Des de l'opció d'Eines de la base de dades | Relacions (que és el lloc més adequat per fer les relacions d'una base de dades).

Tant des d'un lloc com des de l'altre, cal dir que aquests camps han ser comuns, no importa el nom que tinguin, sí el seu tipus i el seu contingut també.

Per fer-les físicament, només hem d'arrossegar el camp d'una taula a l'altra:

Si apliquéssim una consulta amb uns criteris determinats la Taula Llibres trobaria les dades dels autors i les codi d'Autor (per exemple) a les altres dues
taules.

Tipus de Relacions

Les relacions poden ser dels tres tipus següents:

Relació 1 a 1.

Relació 1 a n , o, el que és el mateix, n a 1

Relació n a n

Relació 1 a 1

Cada registre de la Taula1 només pot tenir un registre coincident a la Taula2. Aquesta relació només es fa puntualment, i pot permetre unir les dues
taules en una, si veiem que és el cas.

En el nostre exemple, seria la relació entre les taules Editor i Llibres. Físicament es mostra com una línia fina:

Relació 1 a n

Aquesta part de l'explicació s'ha completat amb més detalls que us ajudaran a la creació de les relacions 1 a n

És la relació més comú. Un registre de la Taula1 pot tenir molts registres coincidents a la Taula2, però un de
la Taula2 només pot tenir un registre coincident a la Taula1.

En el nostre exemple, seria el cas de les taules Lloc edició i Llibres, en aquest cas, com que un Lloc d'edició
té varis llibres que s'han editat, la relació és en aquest sentit 1 a n (si ho mirem al contrari, una Llibre només
s'ha editat a un lloc, no en varis llocs a l'hora, això ens dóna una relació 1 a n clarament.

Si anem a l'opció esmentada del menú Eines | Relacions, podrem controlar millor la modalitat de creació de
relació, si la volem com a 1 a 1 o bé com a 1 a n, tal com es detalla a continuació:

Des d'aquesta opció del menú esmentada, procedim a realitzar l'arrossegament del camp Codi edicio, que és
el clau de la taula secundària (taula Lloc d'Edició en l'exemple) i el deixem anar a sobre del camp Lloc edicio
de la taula Llibres, només deixar anar el botó del ratolí, ens apareixerà una finestra en la qual caldrà marcar
l'opció "Exigir integritat referencial" i així la relació resultant serà de la modalitat 1 a n (si no es fa aquest darrer
pas esmentat, la relació quedarà com a 1 a 1).

Físicament, la línia d'aquest tipus de relació té l'aspecte que es mostra a continuació, que tot i que la imatge
següent mostri un altre exemple de relació entre altres dues taules, el resultat de la modalitat de la línia seria
idèntic a aquest:

Relació n a n

Un registre de la Taula1 pot tenir molts registres coincidents a la Taula2 i viceversa. Seria una modalitat de
relació no consistent, que cal evitar, per tant, en el nostre exemple no n'hi ha cap.

Un exemple d'aquest tipus de relació podria ser en un llistat de llibres i autors de llibres. El raonament podria
ser aquest:

Un llibre pot tenir varis autors? Resposta: Sí
Un autor pot tenir varis llibres? Resposta: Sí

Per tant, la relació que donaria és n a n, i el que convé fer és crear una taula intermediària per trencar aquesta
relació inconsistent. En el següent nivell de la formació s'explica amb detall la situació creada en els casos de
trobar relacions tius n a n.

La modalitat de relació entre taules tipus 1 a n (o amb integritat referencial) és la més desitjable i la que ens
permet treballar d'una forma més acurada en un fitxer de Base de Dades, doncs ens ajuda a mantenir la
integritat de les dades, per tant, interessa que abans de posar-nos a fer les consultes, anem al menú
d'Eines | Relacions i procedim a realitzar la creació de l'estructura de relacions completa del nostre fitxer de
treball, tal com podreu veure en els exercicis d'aquest mòdul.

Crear una consulta. Criteris.

Partirem d’una base de dades anomenada Biblioteca1 que consta de diferents taules, entre les quals utilitzarem:

Llibres : amb els camps codi_llibre (camp clau), títol, autor, pàgines, editor, lloc edició, procedència, materials, ……
Editor : codi_editor (camp clau) i nom_editor.
Lloc edició : codi_edicio (camp clau) i lloc_edicio.

Es tracta de fer una consulta per extreure i visualitzar la informació creuada següent :

Títol, autor, editor, lloc d'edició dels llibres de l'Editorial 62.

Procés

Creació d'una nova consulta.
Establir relacions entre taules.
Configurar la consulta amb els criteris.
Executar la consulta.

Creació d'una nova consulta

La millor forma de crear una consulta nova és fer-la a mode disseny i després afegir-hi les taules que
interessi. El primer pas és aquest:

Quan activem aquesta opció, ens mostrarà aquesta pantalla en la qual podem triar les taules que
vulguem que apareguin en la nova consulta:

En aquests cas, seleccionem totes les taules, una a una i mitjançant el botó agregar o fent doble
clic sobre els seus noms les anem posant totes a la pantalla del disseny de la consulta:

I al final ens quedaren així, un cop tanquem la finestra del llistat de taules:

Cas de ser necessari mostrar de nou la finestra del llistat de taules, per si ens n'hem deixat
d'afegir-ne alguna, podrem tornar a ella activant aquest botó:

Establir relacions entre les taules

Cas de que les relacions hagin estat fetes prèviament de de l'opció Eines de la base de
dades | Relacions, ja esmentada, apareixerien aquí ja fetes. Si no és el cas ens apareixeran
tres taules sense relacionar. Cas de voler creuar la informació que hi ha entre les tres, és
obligat establir les relacions.

Per fer les relacions, tal com ja s'ha explicat en capítols anteriors, caldrà arrossegar el camp
de les taules corresponents al costat 1 de la relació i deixar-lo anar al camp relacionat de la
segona taula.

En el nostre cas, primer farem la relació entre la taula Editor i Llibres i en segon lloc, la relació
entre Lloc edició i Llibres, amb els camps corresponents:

Com podem veure, totes dues relacions ens queden fetes de forma immediata i en la
modalitat 1 a 1.

Cas de que la relació entre les taules la vulguem modificar quant a les dades que ha de
mostrar d'una i l'altra taula, podem fer-ho amb un doble clic a la línia de la relació, que
ens mostrarà aquesta pantalla força clara:

Configurar consulta amb 1 criteri

El plantejament d'aquest exemple era que la nova consulta mostrés El títol dels llibres,
l'editor i el lloc d'edició dels llibres publicat per Edicions 62

Per tant, per fer-ho, hem d'incloure els camps necessaris que vulguem que es mostrin
o que ens siguin necessaris per posar els criteris de la consulta. Els mínims necessaris
seran:

TÍTOL
EDITOR
LLOC EDICIÓ

Per incloure'ls a la consulta, només hem de fer que donar doble clic sobre els noms dels
camps o arrossegar-los, de tal forma que ens quedin així:

Ara només ens queda que establir el criteri que és que siguin de l'Editorial 62, és a dir e62.
Ho posem i executem la consulta per mirar-ne el resultat:

Executar la consulta

I el resultat o resposta a la consulta serà aquest, que com podem veure ens mostrarà de
la taula o taules originals només aquests quatre camps que s'hi ha inclòs:

Configurar consulta amb 2 criteris

La proposta és la d'utilitzar 2 criteris en una consulta amb la finalitat d'extreure la següent
informació :

Els llibres obtinguts a en la consulta amb un nombre superior a 200 pàgines i any
d'edició anterior a 2000, ordenats en sentit ascendent en ambdues condicions,

Per fer-ho cal incloure en la consulta els camps pàgines i any d'edició

I un cop feta la definició, quan l'executem, obtindrem aquest resultat:

A la figura anterior es poden veure el disseny d'una consulta que es basa en aquestes relacions
establertes entre les taules i els camps comuns que permeten creuar informació situada en
cadascuna d'elles: el nom de l'editor sencer, només el tenim incorporat a la taula Editor i el
nom del lloc d'edició sencer només el tenim a la taula Lloc edició, així, si executem aquesta
consulta, podrem veure totes aquestes dades creuades juntes entre sí:

Emprar consultes amb criteris AND i OR.

Definició de conceptes:

Quan parlem del criteri I (AND) lògic, això vol dir que els registres que extreu la consulta han de
complir els criteris de forma simultània, és a dir, alhora.

Aquestes condicions es posen en la mateixa fila (o mateixa línia) de criteris.

Un exemple d’aquest tipus de criteri "I lògic", ja l’hem vist abans en les altres consultes, ja que es
demanava l'acompliment a la vegada més d’una condició: estar editats a Barcelona (bcn) i tenir
una extensió de més de 600 pàgines.

Per una altra banda, el criteri O (OR) lògic, s’aplica posant el segon criteri a sota del primer.

Afecta al mateix camp i pot ser un o l’altre (donarà per resposta els registres que compleixin una
condició i/o l’altra).

Criteri AND

Anem a Crear, Disseny de consulta, triem les taules a utilitzar com es veu en la figura adjunta, i es
seleccionen els camps que volen que apareguin. Marquem els criteris 'bcn' en el camp
Lloc_edició i >600 en el camp Pàgines.

Executem la consulta,

I obtenim com a resultat la consulta amb la selecció desitjada:

La podem desar amb el nom consulta_AND.

Criteri OR

Per aquest exemple cercarem el llistat amb el Títol, Any Edició i Tema dels llibres tinguin un any
d'edició inferior a 2000 o un tema ESO (eso).

Seguim un procediment semblant a l'anterior, creant la consulta a partir de les taules i triant els
camps que veiem en la figura adjunta:

La diferència està en triar els criteris en línies diferents, permetent que es compleixi una o altra
condició. Executem la consulta i observem el resultat obtingut.

Emprar consultes d'agrupació de dades.

A les consultes tractades fins ara hem obtingut taules de resposta que incorporen tots els registres
que compleixen uns criteris i condicions determinats. Però ens pot interessar agrupar els registres
per tal de realitzar algunes operacions numèriques per analitzar les dades obtingudes. A tall
d'exemple, pot ser interessant :

Quants llibres tenim en la biblioteca de cada editorial? o en cada idioma?
Quina és el nombre de pàgines dels llibres d'un tema?
Quants volums té cada tema?

Hem de crear consultes on els registres s'agrupin segons els valors dels camps. En aquestes
consultes, a més d'agrupar els valors dels camps, es poden realitzar una sèrie d'operacions
relacionades amb els agrupaments definits:

Suma.
"Promedio".
"Mín", "Máx".
"Cuenta".
"Desvest", "Var."
"Primero", "Último".
"Expresión".
"Dónde".

En aquestes consultes, es poden utilitzar comodins, criteris, condicions, etc. però en grups de
registres.

Exemple d'agrupació

Quants llibres tenim de cada editorial (entre aquelles que tenen més de 5 llibres)?

Anem a Crear, Disseny de consulta i triem les taules necessàries (Llibres, Editor i Lloc_edició),

Com volem aplicar les eines d'agrupació de dades, hem de marcar en la franja superior de
la pantalla del programa l'eina Totals, amb el signe de sumatori:

en seleccionem els camps necessaris, Agrupant per (en el nostre cas per Editors) i amb
Cuenta (eina de recompte de dades que compleixen la condició) com es veu en la figura:

Un cop triats i revisats tots els detalls, Executem la consulta,

S'obté el resultat que presentem tot seguit:

Emprar consultes amb camps calculats.

Access permet fer càlculs a partir de les dades emmagatzemades en registres de les taules
o consultes que tenim en una base de dades.

Exemple calcularem el nombre total de pàgines que sumen els llibres dels editors que tenim en
la biblioteca de l'exemple (limitat a que tinguin 5 o més llibres).

Per a fer-ho anem a Crear, Disseny de consulta, triem les taules Llibres, Editors i Lloc edició,
i marquem l'eina Totals per a poder utilitzar les opcions de càlcul.

Seleccionem els camps nom Editor, Editor i Pàgines, agrupant pel primer, comptant pel segon
i definint Suma en el tercer, com tenim en la figura adjunta:

Executem la consulta i obtenim el resultat:

De vegades, les dades es volen presentar o senzillament visualitzar amb un altre ordre o seguint
un criteri diferent al que ens ha donat el programa per defecte. anem a veure un cas senzill amb
la consulta anterior, es vol obtenir el resultat en ordre ascendent de menor a major població per
província.

En aquest supòsit s'aplica en la línia ordre, el criteri Descendent, amb el menú desplegable i queda
configurat com es veu en la figura:

Executant la consulta, s'obté el nou resultat:

Modificar el format dels camps de la consulta.

Ja sigui per a la necessitat d'impressió de les dades, conversió a pdf, presentació…, existeix la
possibilitat de modificar el format dels camps d'una consulta a fi i efecte de millorar-ne la
presentació de les dades.

Seleccionem la consulta en la barra lateral de la base de dades i l'obrim,

En la part superior dreta de la barra tenim les eines de Format de text, i clicant en l'angle inferior
dret s'obre el quadre de Format de full de dades, que tenim en la figura següent.

En l'exemple de la nostra pràctica hem canviat el tipus de font (Arial Black), mida (10) i efecte
(cursiva) i en el full de dades hem seleccionat colors de fons alternats i relleu en les cel·les.

En els camps numèrics es poden fer canvis de format, marcant la columna del camp a modificar,
Anant a Full de propietats de la barra superior (en vista Disseny) i seleccionant aquelles
propietats a modificar ( en l'exemple al camp Pàgines li hem donat Format: Fix , Llocs decimals= 0
i Títol= Núm. Pàgines).

El resultat és la presentació de la consulta que tenim a continuació:

Una manera sencilla de crear formularis és a través de l’assistent:

FORMULARIS

Són els objectes que s'utilitzen en les bases de dades per a una còmoda gestió de les dades
(inserció, modificació i eliminació), es poden usar tant amb les taules com amb consultes.

Ens permeten visualitzar el contingut de les taules o consultes de selecció per pantalla amb un
format visualment més atractiu i funcional per a l'usuari.

Així, sobre la taula de Llibres que representa aquesta imatge:

El formulari Llibres presenta una imatge més acurada de la informació i personalitzable, s’ha
creat una fitxa per cada un d’ells:

El formulari únicament emmagatzema el seu disseny i la connexió amb la font de dades:
taula o consulta.

Si la informació es modifica, esborra o afegeix des del formulari s'actualitza de forma
automàtica sobre la font de dades, doncs els formularis es basen en taules o consultes prèvies.

Crear un formulari automàtic.

El programa permet la creació dels formulari de diferents formes, algunes d'elles força
automatitzades.

El procés de creació de formularis de forma automàtica és molt ràpida, però té l'incovenient
que no deixa personalitzar el disseny de presentació de la informació.

Seguim el procediment de creació d'un formulari automàtic a partir de l'exemple de la
següent captura de pantalla:

Obrim la base de dades.

Es marca una taula o consulta (en el nostre exemple la taula Llibres, seleccionem la pestanya
Crear de la tira superior de la pàgina, i triem Formulari, fent clic damunt la icona.

S'obté automaticament el formulari següent:

La creació del formulari està basada en una taula. Si observem alguns camps que són buits,
ho són perquè no es disposa de la informació a visualitzar.

La limitació es troba en que aquest procediment dona un format del formulari "per defecte", i
caldria modificar-lo per canviar-ne l'aspecte o algun element accedint a la Vista Disseny on
podríem canviar-ne la disposició dels camps, la seva mida, els colors, etc, tal com es pot
apreciar en aquesta pantalla:

Emprar l’assistent de formularis.

Per tal de disposar de més control en el procés de disseny d'un formulari és aconsellable
utilitzar l'assistent ja que posa a disposició de l'usuari més funcions, plantilles, controls, etc…
per tal d'adaptar la informació a les necessitats de visualització.

En el procés de creació d'un formulari es necessita partir d'una taula o una consulta.

A l'exemple s'utilitza la consulta Llibres a partir del 1998, prèviament creada amb la informació
creuada provinent de varies taules:

Amb la base de dades Biblioteca-m6.accdb oberta, seleccionem la consulta i marquem la
pestanya Crear, quan apareixen les opcions en la franja superior de la pantalla, triem
Assistent per a formularis:

S'obre un quadre de diàleg que permet seleccionar les taules o consultes d'origen de
les dades que ha de contenir el formulari, i disposar-les en un determinat ordre en el mateix.

Es poden incloure tots (> >) o triar-los individualment (>), o també eliminar-los del llistat (<).

Quan s'han seleccionat els camps, cliquem Següent i apareix un nou quadre de diàleg,
que permet triar entre diferents tipus de distribució (format) dels formularis. En la imatge
de l'esquerra del quadre apareix un esquema del format.

En l'exemple hem triat Justificat.

Seguint en el procediment s'obre el darrer quadre de diàleg, que permet anomenar el
formulari, i ens presenta l'opció entre Obrir el formulari o Modificar el disseny del mateix.

Finalitzar ens permet veure el resultat i disposar del formulari:

Ja tenim el formulari llibres a partir del 1998.

Tot seguit podem veure els exemples de configuració dels formularis si es tria Tabular,
Full de dades o Justificat.

Emprar la vista de disseny al formulari.

Els formularis es poden editar i canviar d'aspecte (editar) un cop que els tenim fets.
Bàsicament es pot modificar manualment el disseny, personalitzant el format i distribuint
els elements. A tall d'exemple algunes de les accions comunes que es poden dur a terme són:

Inserir elements nous al formulari.
Canviar la mida de l'objecte.
Desplaçar o esborrar elements.
Modificar les propietats dels elements: color de fons…

Partim del formulari form-automatic, que obrim amb el seu aspecte actual:

Inserir elements nous al formulari

En primer lloc cal a anar a Arxiu, Veure i seleccionar Vista Disseny, obtenim aquest
aspecte del formulari, on podrem seleccionar camps i canvia la barra superior on apareixen
Eines de disseny de formulari:

Entre les icones d'aquesta barra d'eines tenim Quadre de text, que en seleccionar-la amb el
ratolí i desplaçar-se sobre la vista del formulari (en vista disseny), en permet crear un nou camp.

Canvi de mida i desplaçament d'elements

En l'exemple es pot veure que la creació inicial automàtica del formulari ha deixat els camps molt
malament dimensionats i ara es tractaria de posar-hi una mica d'ordre i, per exemple adaptar-los
a la mida del seu contingut…

Aquestes accions es poden fer amb el ratolí, seleccionant el quadre de la part superior esquerra
de cada camp (es poden fer seleccions múltiples si es prem la tecla Control i es van clicant els
elements als quals es vol aplicar l'acció), i desplaçant o canviat la mida com en qualsevol programa
del paquet Office.

Modificar les propietats dels elements

En la mateixa barra d'eines de Disseny de formulari, tenim els botons de selecció de la font
del text, la seva mida, efectes a aplicar com Negreta, Cursiva o subratllat. Aquestes
característiques, així com el color de fons de cel·les, el seu contorn o altres efectes es
poden modificar i variar per a personalitzar el formulari.

En la imatge següent es poden apreciar els efectes sobre el formulari d'haver aplicat algunes
d'aquestes modificacions, que s'assenyalen en el nou disseny.

Finalment passem a Vista Formulari i podem observar el resultat final que obtenim en
presentar-se el nos formulari, que podem desar per mantenir el nou aspecte.

Eliminar camps d'un formulari

Amb el formulari obert en la Vista Disseny, seleccionem amb el botó esquerra del ratolí els camps que volem eliminar, que queden marcats. Aleshores
prémem el botó dret del ratolí is'obre un quadre de diàleg en el qual tenim diverses accions a realitzar entre les quals Eliminar.

Marquem aquesta amb el ratolí i desapareixen del formulari els camps seleccionats.

El resultat final en Vista Formulari un cop realitzada l'acció serà com aquest, i podem desar el formulari mantenint els canvis que ens resultin
interessants i eliminant-ne la resta.

A partir de tots els canvis que fem, caldrà desar la informació amb la icona del disquet de la part superior o en el moment de tancar el formulari
també ens demanarà si volem desar els canvis:

Introduir dades al formulari.

Per introduir informació a un formulari només cal obrir-lo amb un doble clic des de la finestra principal del programa i començar a introduir-hi
informació. Cal tenir les següents precaucions :

cal introduir la dada amb el mateix format que s'ha definit en el camp.
una vegada introduïda la dada, s'actualitza en la/les taula/taules vinculades al formulari.

Tot seguit es mostra un exemple de modificació de la informació d'uns registres del formulari Llibres:

Cal dir que per introduir un valor nou, només cal anar a l'últim registre que estarà buit o a l'opció del menú Registre | Nou. A partir d'aquest botó:

Ens apareixerà un formulari en blanc llest per omplir un nou registre. Com es pot observar en aquesta pantalla, només apareixen dades en els
camps que tenen com a valor predeterminat algun contingut, com el camp Catalogat:

Desplaçar i eliminar registres.

Eliminar un registre

L'eliminació d'un registre es pot fer des de :

La Taula que ho referencia.
Des del formulari només podem buidar el contingut del camp que no tingui índex de referència. Si volem eliminar les dades del camp clau,
el sistema no deixa fer-ho.

Aquest seria el procés a realitzar des del formulari: Partint d'un formulari amb dades com Llibres es volen eliminar alguns registres. Es tracta de
fer clic en el camps a buidar i esborrar-ne el contingut.

Aquesta operació deixarà el camp sense informació i s'esborrarà de la taula o consulta de referència.

Si es vol eliminar un registre complet, amb el formulari obert anem a Inici i en Registres triem Eliminar, s'obre el quadre de diàlegs i seleccionem
Eliminar registre,

Un cop esborrats els registres ens queda:

Per a modificar un registre sols hem de situar-nos en el mateix, l'editem i després de canviar-ne el contingut, passar al següent, o fer clic en
la icona Desar .

Si després d'haver modificat un registre volem restaurar els valors que tenia abans, farems clic en la icona Desfer o apliquem la combinació
de tecles Control + Z.

Desplaçar un registre

Els registres vénen ordenats pel camp clau, tot i que és poden ordenar per altres criteris. Al formulari ens podem desplaçar entre els diferents
registres utilitzant els botons de la part inferior del formulari, tal com s'indica :

Afegir imatges.

En el disseny d'un formulari ens podem plantejar la necessitat de millorar l'aspecte visual a través d'imatges. La font d'una imatge pot ser molt
diversa :

Creació pròpia.
Descarregada d'una pàgina web.

En aquest últim cas hem de procedir de la següent forma :

Mirar si disposa de drets o restriccions en el seu ús. Consultar a l'autor.
En cas de lliure distribució citar la font d'origen.

Revisem el procés d'inserció d'una imatge :

Obrim la base de dades, el formulari Llibres, i el passem a la Vista Disseny. En la barra superior tenim les Eines de Disseny de Formulari i
trobem l'icona Inserir Imatge.

Fent clic a la icona d'inserir imatge s'obre un quadre de diàleg que ens permet inserir imatges que haguem seleccionat prèviament o examinar
les carpetes en cerca de fitxers d'imatges:

Un cop marcada la imatge a inserir desplacem el ratolí sobre el formulari i delimitem la zona d'inserció de la imatge:

Deixem anar la imatge sobre la zona triada i passem el formulari a Vista Formulari:

S'obté el resultat final i es pot desar el formulari amb la nova presentació que inclou la imatge recent incorporada per mitjà de l'opció d'inserir.

Emprar l’assistent de controls per afegir objectes al formulari.

Dins del disseny d'un formulari hi ha alguns dels controls que tenen un assistent al darrera que ens ajuda a la seva creació.

Altres controls no tenen cap ajuda a causa de la seva senzillesa que ho fa innecessari.

Proposem afegir un quadre de llista des d'on l'usuari seleccionarà la comarca de la qual vol tenir la informació.

Treballant amb la base de dades, crearem amb l'assistent un formulari a partir de camps de les taules Llibres i Nivell realitzarem un quadre
combinat que ens mostri en el formulari Llibres les dades en un desplegable provinents de l'altra taula de Nivell.

Per començar anem al disseny del formulari Llibres.

Dins d'ell, seleccionem la icona de Quadre combinat i marquem sobre el formulari obert en Vista Disseny, l'espai en el qual volem situar el quadre.

Tot seguit s'obre una seqüència de quadres de diàleg que ens ajudaran en tot el procés:

En aquesta primera pantalla ens permet triar l'origen de les dades d'on volem treballar. En aquest exemple triarem la primera opció que
tregui les dades d'una altra taula, en aquest cas, de la taula Nivell que triarem a la següent pantalla. Donem a Següent i ens apareixerà
aquesta altra pantalla:

I en aquesta pantalla seleccionem els camps amb els quals voldrem treballar, en aquest cas tots dos camps:

Donem pas a la següent pantalla en la qual podrem triar un ordre de mostrar les dades o deixar-ho tal qual:

Donem a Següent i aquesta pantalla ens mostra com es veuran les dades en el desplegable que convé fer una mica més ample perquè
mostri correctament l'amplada de les dades:

Amb el botó Següent ens mostrarà aquesta pantalla que ens permetrà triar si quan accionem el desplegable voldrem que desi la informació
en el camp corresponent o no. En aquest cas triem que quan en el desplegable canviem la dada, aquesta la desi en el camp nivell de
la taula Llibres. Per fer-ho cal seleccionar tal com mostra la imatge:

Ara només ens queda que donar-li un nom a l'objecte quadre combinat que acabem de crear tal com es mostra a la imatge i finalitzar amb
el procés: nivell de la taula Llibres. Per fer-ho cal seleccionar tal com mostra la imatge:

Per últim, donar-li al quadre un espai correcte i encabir-lo dins del disseny del formulari:

Desar el formulari i veure el seu funcionament des del mode visualització del formulari:

Com podem comprovar, si en el quadre combinat triem una altra opció, el formulari desa el codi d'aquesta opció en l'altre camp associat
que és el de Nivell que tenim situat a l'esquerra. Al final de l'operació caldria esborrar el camp de l'esquerra i que quedés només el quadre
combinat recent creat, tal com mostra la darrera imatge:

INFORMES

És una forma de presentar les dades per imprimir-les en suport de paper o en format electrònic. En tenir control sobre el format, mida i
aspecte dels elements integrants, la informació es pot presentar sota la forma desitjada per l'usuari.

La información d'un informe pot provenir d'una taula, consulta o instrucció SQL , que és la font de les dades de l´informe. La resta
d'informació es pot emmagatzemar en el disseny de l'informe.

S'utilitzen objectes per vincular la font d'informació i l'informe, els quals poden ser quadres de text, etiquetes, etc….

Conceptes bàsic a l'hora de crear els informes:

Informes de la modalitat de creació automàtica
Informes creats mitjançant l'assistent
Realització de l'edició posterior dels informes per introduir totes les millores que permet el programa.

Crear un informe automàtic.

Microsoft Access 2010 disposa d'una eina molt senzilla i ràpida per a generar un informe, el generador automàtic d'informes.

Obrirem una base de dades.

Generarem una consulta que mostri dades de les taules de Llibres, llengua, País, etc que tingui el disseny següent i que desem
com a Per informe:

I la seva Vista de Full de Dades és com la següent,

Per imprimir el resultat de la consulta i que tingui una presentació més adequada s'utilitzen els informes.

Des de la pantalla principal de la base de dades, en la llista lateral d'elements de la base de dades, marquem amb el ratolí
la consulta Per informe, anem a la pestanya de la barra superior Crear i en les Eines de presentació d'informes, fem clic
sobre la icona Informe.

Automàticament, només fent clic a la icona, es genera un informe automàtica que conté les dades de la consulta anterior:

La limitació d'aquesta eina es troba en que sempre ens ofereix el mateix tipus de presentació o format, si es vol canviar
cal desar-lo i després obrir-lo en Vista Disseny per a poder modificar-lo.

Emprar l'assistent d'informes

De vegades es vol crear un informe en el qual s'han de seleccionar sols algunes dades de la taula o consulta d'origen
de les dades, o es volen combinar dades de diversos orígens. En aquests casos la generació automàtica d'informes
no és l'opció a aplicar.

Caldrà utilitzar l'assistent per generar un informe. Aquesta eina ens permetrà seleccionar les dades que volem que
apareguin a l'informe i també podrem decidir sobre el format i els criteris d'ordenació dels camps.

Observem el procés a seguir:

Farem un informe que inclogui alguns dels camps de la taula Llibres. Un cop l'hem marcat en la llista d'objectes de la
base de dades, hem anat a la pestanya Crear i fem clic sobre Assistent per a formularis, s'obre el quadre de diàleg
en el qual hem d'incloure els camps que sortiran a l'informe.

Triem els camps que vulguem que apareguin en l'informe final i després cal agrupar els camps, fet que condiciona
la forma de visualitzar la informació. Podeu provar els efectes finals en funció del nivell d'agrupament definit en
aquest punt.

Després ens demana que triem el tipus d'ordenació dels registres, que en aquesta pantalla podem apreciar que s'ha
fet per títol:

Tenim opcions per aplicar diversos tipus de distribució i orientació de les dades.

Apliquem un títol a l'informe. En aquest pas podem optar entre obrir l'informe i veure el resultat o obrir-lo en Vista
disseny per a poder modificar-lo.

Visualitzem el resultat.

Emprar la vista de disseny d’informes. Crear informes

personalitzats.

Per entrar en el disseny d'un informe, seleccionarem amb un clic l'informe amb què volem treballar, i a continuació,
seleccionem la Vista Disseny.

Des d’un fitxer, obrim l'informe Llibres en mode disseny :

A la pantalla del disseny es poden veure els diferents elements en què s'organitza un informe:

Capçalera de l'informe: conté els ítems que sortiran a la primera pàgina de l'informe.
Capçalera de pàgina: conté els ítems que es mostraran al començament de totes les pàgines de l'informe.
Capçalera Nom d'un camp: donat per l'agrupament dels camps que es facin els agrupaments si és el cas.
Detall: conté els ítems de cada camp que es mostrarà a l'informe.
Peu de pàgina: text al final de cada pàgina.
Peu de l'informe: ítems que apareixeran només al final de l'última pàgina de l'informe.

En la Vista Disseny dels informes tenim quatre pestanyes en l'apartat Eines de Disseny d'informes:

* Disseny

* Organitzar

* Format

* Configurar pàgina

En cadascuna d'aquestes pestanyes hi ha un seguit de controls que permeten aplicar als elements que
seleccionem de l'informe característiques que modifiquen el seu disseny i permeten variar la presentació
dels resultats.

Tanquem l'informe.

En veurem un exemple a partir d'un informe en blanc que anirem personalitzant amb diversos elements,
tot treballant en la mateixa base de dades.

Crear informes personalitzats

Pestanya Crear en l'apartat d'informes l'opció Disseny d'Informe, que ens permet crear un informe en blanc,
sobre el qual anirem afegint elements de forma personalitzada,

Quan tenim l'informe en blanc obert, seleccionem l'icona Afegir camps existents i s'obre un quadre amb
les possibles fonts de dades (taules, consultes), des de les quals afegirem camps al nou informe.

Amb la llista oberta triarem els camps que volem incloure en l'informe.

Fent clic sobre els mateixos anirant apareixent en la llista central de l'informe. Treballant amb les eines
d'Organització, hem disposat una presentació apilada dels camps.

També hem emprat les eines de Disseny per incloure una Etiqueta (Títol de l'informe) i Format per
definir mida, color i fons del títol.

També podem canviar el format de les etiquetes, amb Fonts de lletra i Alineació al nostre gust. En
l'exemple a la part superior hi hem afegit una etiqueta de títol i hem modificat els colors i les lletres
dels camps i etiquetes:

Un altre element que ens permet personalitzar els informes són les imatges. Disposem de l'eina
Inserir Imatge que ens permet seleccionar imatges desades o cercar-ne. S'obre com veiem en la
figura adjunta, i en col·loca com a imatge de fons de l'informe aquell fitxer que hem seleccionat.

Un cop tenim el treball com es volia podem apreciar el resultat i desar-lo com a informe personalitzat,
que té un aspecte semblant a aquest (finalment li hem tret el fons i l'hem deixat només amb una gama
de colors:

Barra d'eines de la vista prèvia de l'informe.

Des de la visió preliminar de l'informe tenim accés a una barra d'eines com la de la figura :

Per anar cal tenir un informe obert en la base de dades i seleccionar en la pestanya Veure, l'opció
Vista Preliminar.

Llavors s'obre en la barra superior el conjunt d'eines que hem presentat i que ens permeten treballar
amb l'informe des del punt de vista de la seva preparació abans d'imprimir-lo.

Es poden modificar els marges i mida de pàgina, triar l'orientació i configurar per la seva impressió.

xx Disposem d'un segon bloc d'opcions, que permeten les relacions i exportació de l'informe amb
altres aplicacions del pak ofimàtic Office 2010 o la seva tramesa per correu electrònic.

Com a darrera acció es disposa del botó Tancar Vista Preliminar per sortir d'aquesta finestra de
Vista prèvia una vegada s'han finalitzat els canvis o comprovacions amb el treball.

Crear etiquetes a partir d’informes.

Una de les utilitats que permet l’Access 2010 es la confecció d'etiquetes a partir de les dades que
tenim en un informe.

Com a exemple, crearem ara un nou informe per fer etiquetes amb les dades dels llibres per
enganxar-les a la tapa del llibre, per exemple. Així voldrem que en les etiquetes hi surtin unes
poques dades com:

Registre
Titol
Pagines
NVolums
Llengua (de la taula Llegua)

Per tenir les dades recollides, ens creem una consulta a la que li donem el nom de Per etiquetes,
tal com es pot apreciar en la següent imatge:

Des de la pestanya Crear tenim la icona que ens permet iniciar el procediment de generació d'etiquetes,

En fer clic a sobre de la icona s'obre una seqüència de quadres de diàleg que ens van demanant
la informació per a configurar les etiquetes que volen imprimir.

En primer lloc hem de definir el tipus d'etiqueta, la seva mida i model, aquesta informació la tindrem si
disposem d'etiquetes a imprimir en la mateixa caixa o envoltori. Les opcions són molt àmplies i les
mides i formes més comunes estan disponibles.

En el quadre següent hem de definir la Font, mida de la lletra, i altres aspectes de la presentació com
el color, tot accessible des del quadre de menú.

Fent Següent, passarem a dissenyar l'etiqueta, amb els camps que volem que apareguin i el seu ordre
i disposició en l'espai.

Tot seguit tenim l'opció de fixar un ordre per a la impressió de les etiquetes atenent a algun criteri,
associat a algun camp, que en aquest exemple és el camp Titol:

Finalment, ens apareix l'opció de desar el treball amb el nom que vulguem, per exemple
Etiquetes per als llibres.

Finalment en comprovem el resultat:

Modificar el Disseny d'informes.

Una vegada generat un informe, podem canviar el seu disseny.:

Marquem un camp de l'informe que volem modificar, en l'exemple el títol Llibres, fent clic
sobre el quadre superior esquerre amb el ratolí, s'obre un quadre de diàleg en el qual apareixen
diverses opcions de selecció i format.

Anem a modificar la mida del títol i seleccionem aquesta opció, i en el menú lateral que s'obre triem
Ajustar al més alt. Apliquem el nou format i podem observar la modificació en el disseny del quadre
de títol de l'informe.

Tot seguit volem aplicar un Efecte especial sobre el quadre del títol triem en el menú lateral una
opció que resalti el contingut del quadre, clicant sobre la seva icona en el menú.

També es desitja fer una modificació del color de fons del quadre de títol, en la paleta de colors
que ens presenta el programa en triem un.

El resultat obtingur amb aquesta modificació del disseny de l'informe, el podem observar en la
Vista Informe que tenim tot seguit:

Seguint aquest procediment es poden realitzar tot tipus de canvis en el disseny dels informes.

Es poden anar aplicant canvis a altres elements de l'informe.

Pàgines

C7. TRACTAMENT DE LES DADES